Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Jalometallikierrätys Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.06.2011. Viimeisin muutos 16.01.2020

Rekisterinpitäjä

Suomen Jalometallikierrätys Oy (jäljempänä (”SJMK”)
Y-tunnus 2414338-0
PL 609
20101 Turku
Puhelinnumero: (vaihde): 02 231 7834
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu@sjmk.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Miikka Karjalainen
Sähköpostiosoite: miikka.karjalainen@sjmk.com
Puhelinnumero: 0400 387 099

Tietosuojavastaava

Miikka Karjalainen

Rekisterin nimi

SJMK asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään (i) palvelutapahtuman hallinnointiin ja varmistamiseen; (ii) palvelun toteuttamiseen ja kehittämiseen mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuva asiakaspalautteen käsitteleminen; (iii) lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden hoitamiseen; (iv) asiakassuhteen sekä asiakas-, viestintä- ja kontaktihistorian hallintaan, hoitamiseen ja kehittämiseen mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat asiakkaiden puhelinnumero- ja käyttäjätietojen ajaminen puhelutiedoista ja niiden käyttö sekä puheluiden nauhoittaminen; (v) asiakasviestinnän toteuttamiseen, kohdentamiseen ja seurantaan esimerkiksi sms-viestein; (vi) hyvän asiakaspalvelun tarjoamiseen mukaan lukien yhteydenotot asiakkaisiin sms-viestein joko rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja näiden yhteistyökumppaneiden toimesta asiakastyytyväisyyden selvittämiseksi; (vii) analysointiin ja tilastointiin mukaan lukien profilointi uuden rekisterin perustamiseksi sekä esimerkiksi palveluiden käyttö- ja aktiivisuustrendien analysointi ja seuranta; (viii) tietopalveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen; (ix) rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja näiden yhteistyökumppanien markkinointiviestinnän toteuttamiseen, kohdentamiseen ja seurantaan mukaan lukien tässä tarkoituksessa tapahtuvat sähköinen suoramainonta, etämyynti tai muu suoramarkkinointi sekä mielipide- ja markkinatutkimus taikka muu näihin rinnastettavat osoitteelliset lähetykset sekä asiakkaiden puhelinnumero- ja käyttäjätietojen ajaminen puhelutiedoista ja niiden käyttö lisäpalveluiden markkinointiin sms-viestein tai suorapostituksin; (x) tietojen luovuttamiseen jäljempänä käsitellyn mukaisesti; ja (xi) väärinkäytösten, käyttöongelmien, ohjelmistovirheiden ja muiden ongelmatilanteiden ehkäisyyn, havaitsemiseen, vianetsintään ja selvittämiseen.

Käsittelyn oikeusperuste

SJMK:n asiakkuuksien hallintaan tarvittavien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Palvelun ja tuotteiden tarjontaan tarvittavien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Rekisteröitymiseen tarvittavien henkilötietojen rekisteri perustuu henkilön lupaan.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • käyttäjän nimi, ikä, postiosoite, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, sukupuoli, kansalaisuus, asiointikieli, ammatti, siviilisääty;
  • käyttäjän tai yhteyshenkilön nimi;
  • työnantajayrityksen nimi ja y-tunnus;
  • asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten hankitut palvelut aloitus- ja lopetustietoineen, sopimukseen liittyvät myyjätiedot, palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot sekä tiedot palveluiden ja tarjottujen etujen käytöstä;
  • tiedot asiakaspalautteesta;
  • tiedot asiakaspuhelujen nauhoituksista;
  • tiedot suoramarkkinointiluvista ja -kielloista;
  • tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot;
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot;
  • mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot; sekä
  • tiedot ulkoisista tietolähteistä ja tietojen luovutuksista.

Tietojen säilytys

SJMK säilyttää käyttäjän tietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin on tarpeen tässä tietosuojakäytännössä kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.

Jos käyttäjä ei enää tilaa palveluita, käyttäjän henkilötiedot pääosin poistetaan, siirretään pysyvään markkinointirekisteriin tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi suoramarkkinointikiellon tallennus, millä varmistetaan, ettei käyttäjä enää vastaanota peruuttamaansa palvelua.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa myös Suomen Numeropalvelu Oy:n tilaajatietokannasta, väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, yritystietojärjestelmästä (YTJ), ajoneuvotietojärjestelmästä, Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Muiden tietolähteiden käyttämisen perusteena on asiakas- ja markkinointiviestinnän kohdistaminen sekä kattavien palveluiden tarjoaminen käyttäjille.

Tietojen luovutus

SJMK voi luovuttaa rekisterissä olevia henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Aktiivitiedolle asiakastyytyväisyysmittausten toteuttamiseksi asiakaspalvelun ja -suhteen kehittämiseen liittyen sekä tarvittaessa edellä määriteltyjen käyttötarkoitusten rajoissa myös sellaisille rekisterinpitäjän alihankkijoille ja yhteistyökumppaneille, jotka (i) avustavat rekisterinpitäjää tai vastaavat tämän puolesta palvelutapahtuman tai tietojen käsittelyn toteuttamisesta, (ii) tuottavat rekisterinpitäjälle palveluja, jotka mahdollistavat rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamisen asiakkaalle, taikka (iii) tarjoavat asiakkaalle erikseen tämän kanssa sovittavaa lisäarvopalvelua.

Asiakkaan yksilöimiseksi tarpeellisia tietoja (esimerkiksi puhelinnumero) myös luovutetaan rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotta asiakkaalle voidaan kohdentaa ja yksilöidä mainontaa ja asiakasviestintää tämän käyttämillä digitaalisilla palvelualustoilla, mukaan lukien esimerkiksi sosiaalisen median alustat. Yksilöivän tiedon käyttö tällaiseen sisältöjen kohdentamiseen edellyttää, että asiakas on itse antanut saman yksilöivän tiedon palvelualustan käyttöön. Tietoja luovutetaan ja käytetään ainoastaan rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden mainonnan ja asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Huomioithan myös, että kunkin palvelualustan käyttöön sovelletaan sen omia käyttöehtoja.

Tietoja voidaan luovuttaa myös poliisi- ja muille toimivaltaisille viranomaisille, mikäli tämä on tarpeen rekisterinpitäjän lakiin, viranomaisen määräykseen tai sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi tai rekisterinpitäjän edun valvomiseksi.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Myös tällöin SJMK huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta sovellettavan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterin suojaus

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Käyttäjän oikeudet

Tietojen tarkastaminen. Käyttäjällä on oikeus tarkastaa SJMK:n henkilörekistereissä olevat itseään koskevat tiedot.

Tietojen korjaaminen. Käyttäjällä on oikeus pyytää häntä koskeva virheellinen henkilötieto oikaistavaksi tai täydennettäväksi, mikäli tieto on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Edellä luetellut oikeudet ovat voimassa siinä määrin, kuin rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet tämän sallivat.

Tietojen poistaminen. Käyttäjällä on myös oikeus pyytää häntä koskeva henkilötieto kokonaan poistettavaksi rekisteristä, mikäli rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet tämän sallivat.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen. Käyttäjällä on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta suoramarkkinointiviestejä noudattamalla tällaisissa viesteissä olevia ohjeita tai ilmoittamalla siitä erikseen SJMK:lle.

Suostumuksen peruuttaminen. Jos henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän SJMK:lle erikseen antamaan suostumukseen, käyttäjällä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn.

Valitusoikeus. Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle Suomessa.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Käyttäjällä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä.

Tietojen siirto. Käyttäjällä on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen niissä tilanteissa, kuin se on mahdollista.

Jos käyttäjä haluaa käyttää yllä olevia oikeuksiaan, käyttäjä voi milloin tahansa ottaa yhteyttä SJMK:n sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@sjmk.fi tai alla ilmoitettuja yhteystietoja käyttäen.

Suomen Jalometallikierrätys Oy / GDPR
PL 609
20101 Turku
Rekisterinpitäjä huolehtii virheen havaitessaan virheellisen tiedon korjaamisesta myös oma-aloitteisesti.

Muutokset

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä rekisteriselostetta. Muutoksesta ilmoitetaan tällä sivulla.